Privacyverklaring Zorgvlied

Deze specifieke privacyverklaring is een aanvulling op de algemene privacyverklaring van de gemeente Amstelveen. Daarin staat hoe de gemeente in het algemeen omgaat met persoonsgegevens. 

De bestuursorganen van de gemeente Amstelveen zijn elk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerkingen die door of namens Zorgvlied worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn de Burgemeester, het college van burgemeesters en wethouders (college van B en W) en de Gemeenteraad.

Waarom wij persoonsgegevens verzamelen  

Zorgvlied verzamelt persoonsgegevens om onze wettelijke taken en verplichtingen uit te kunnen voeren. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. In het kader van onze dienstverlening verwerken wij gegevens van onder andere opdrachtgevers, belanghebbenden en naasten. Deze gegevens zijn nodig om onze dienstverlening optimaal te laten verlopen en om passende ondersteuning te bieden.

Om dit proces uit te kunnen voeren, hebben wij persoonsgegevens nodig. Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen: 

• Het vastleggen van uitvaarten
• Het vastleggen van overeenkomsten voor (urnen)graven  
• Het vastleggen van overeenkomsten rondom asbestemmingen
• Het faciliteren van andersoortige herdenkingsbijeenkomsten 

Zorgvlied hecht veel waarde aan een goede bescherming van de persoonsgegevens. Ook treft Zorgvlied passende organisatorische maatregelen om persoonsgegevens goed te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en bewerking. Zo neemt Zorgvlied de volgende maatregelen: 

• Verwerkt persoonsgegevens behoorlijk, rechtmatig en transparant, op basis van een rechtsgrondslag voor het verwerken van persoonsgegevens
• Verzamelt en gebruikt persoonsgegevens enkel voor een specifiek en duidelijk omschreven doel en verwerkt de persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of voor de (verenigbare) doelen waarvoor ze verder worden verwerkt, waaronder wetenschappelijk en historisch onderzoek, archivering in het algemeen belang en statistische doeleinden
• Verwerkt alleen de voor het doel noodzakelijke persoonsgegevens
• Draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens correct en juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd
• Bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. De noodzakelijkheid is gerelateerd aan de doeleinden waar de betreffende persoonsgegevens aan zijn gerelateerd of zolang dit noodzakelijk is ter nakoming van een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor archivering of statistiek

Van wie wij persoonsgegevens verzamelen 

Voor dit proces gebruikt Zorgvlied persoonsgegevens van personen die gebruikmaken van onze diensten, zoals opdrachtgevers, belanghebbenden, naasten en andere relevante contactpersonen. Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van andere partijen, zoals uitvaartondernemingen, die informatie met ons delen op verzoek van of met toestemming van betrokkenen. 

Welke persoonsgegevens wij verzamelen 

Zorgvlied kan hierbij de volgende persoonsgegevens gebruiken:

• Naam
• Adresgegevens: straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, postadres  
• Geboortedatum
• Geslacht
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Gegevens van naasten en overige contactpersonen
• Informatie die nodig is voor de planning en uitvoering van uitvaarten en andere herdenkingsbijeenkomsten en de daaruit voortvloeiende overeenkomsten
• Bank- of betalingsgegevens voor financiële afwikkeling
• Eventuele andere relevante informatie die noodzakelijk is voor onze dienstverlening 

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om onze wettelijke taken uit te voeren.

Waarom wij persoonsgegevens mogen opvragen en gebruiken 

Wij gebruiken persoonsgegevens alleen als daar een grondslag voor is. Dit betekent dat wij alleen persoonsgegevens verwerken als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of een wettelijke verplichting. Indien nodig vragen wij uw toestemming voor het delen van gegevens met derden of het opvragen van gegevens bij andere betrokkenen. 

Hierdoor mogen we volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) persoonsgegevens verwerken. De grondslag die van toepassing is: 

• Het vervullen van een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag, artikel 6 lid 1 sub e AVG

De bron van de persoonsgegevens 

De persoonsgegevens die wij nodig hebben voor het doel ontvangen wij van uzelf.

Wie de persoonsgegevens ontvangen 

Soms moeten we uw gegevens delen met andere partijen. Zorgvlied werkt voor de uitoefening van onze taken en verantwoordelijkheden samen met partners buiten de organisatie van Zorgvlied. Dat kunnen andere overheidsinstanties zijn, maar soms ook private partijen. Wij delen indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting persoonsgegevens met die organisaties. Op het moment dat we persoonsgegevens uitwisselen met andere partijen maken we daarover afspraken die afgestemd zijn op de geldende wet- en regelgeving.

Hoelang wij persoonsgegevens bewaren 

We bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de genoemde doelen. De noodzakelijkheid is gerelateerd aan de doeleinden waar de betreffende persoonsgegevens aan zijn gerelateerd of zolang dit noodzakelijk is ter nakoming van een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor archivering of statistiek. 

Geautomatiseerde besluitvorming 

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Uw aanvraag wordt altijd beoordeeld door een hiervoor aangestelde medewerker van Zorgvlied. 

Meer informatie 

Wilt u meer weten over de verwerking van uw persoonsgegevens, uw rechten en hoe u contact op kunt nemen met de Functionaris Gegevensbescherming? Dan kunt u terecht op de privacypagina van de gemeente Amstelveen.